Як опанувати тайм-менеджмент без стресу

Горять дедлайни, нема натхнення, в голові хаос та хочеться кричати ХЕЛП. Як свідчать дані досліджень Development Academy спільно з Acuity Training, неправильно спланований день або ж відсутність планування загалом змушують працівників відволікатися на другорядне, марнуючи робочий час. В результаті — стрес і прокрастинація. 

Інше дослідження 99firms показує, що більшість людей не вміють правильно розставляти пріоритети і займаються частіше дрібними завданнями, відкладаючи на потім значущі. Якщо мова йде про SMM, то це загрожує не тільки зривом усіх дедлайнів, але й вигоранням працівника, який постійно щось робить, паралельно намагається підтримувати кілька проєктів, а результату немає. 

Як все встигати, якщо у вас 24 години:

• Працювати з планером. Вносити в нього як макроцілі, так і мікрозавдання, розподіляючи їх по днях і навіть годинах. Як це зробити максимально ефективно та які є техніки організації часу, ви можете дізнатися із нашої статті «Тайм-менеджмент: як все встигнути, якщо ви не багаторукий Шива».
• Виявити свої найпродуктивніші години, щоб у цей час виконувати складні завдання або ті, що робити зовсім не хочеться. Хтось буде більш продуктивним вранці, а комусь комфортніше працювати ближче до півночі. У ці години потрібно позбутися всіх факторів, що відволікають, та сконцентруватися на виконанні завдання. 
• Ще один важливий момент в роботі сммника — створення контент-плану. Схематична картинка того, що і де буде публікуватися, дасть змогу активно користуватися таймінгом і не стресувати через відсутність тем. 

Більше корисних лайфхаків та порад щодо ефективного тайм-менеджменту без стресу ви знайдете в статті «Токсична продуктивність: як її розпізнати та позбутися». 

‍

Топ 5 застосунків для планування часу

Один із дієвих способів не вигоріти та завжди працювати на результат — взяти у допомогу зручний планувальник, що працюватиме і синхронізуватиметься на всіх гаджетах. Серед найбільш популярних і продуктивних: 

Google-календар

Безкоштовний інструмент планування часу. Своєрідний аналог паперового календаря, але з низкою переваг. У застосунку легко планувати події, зустрічі, запрошувати на корпоративні коли колег чи друзів, а також вмикати сповіщення, яке у визначений час нагадувати вам про найважливіше. Також онлайн-помічник може щоранку надсилати на email заздалегідь створений розклад.

Ще одна особливість — інтегрування з Google Workspace і Gmail та синхронізація з іншими інструментами Гугл. Маючи обліковий запис, ви можете користуватися календарем на будь-якому пристрої.

Нотатки Apple

Записник онлайн, зручна платформа для творчих особистостей, яким складно тримати в голові всі думки та ідеї. Hard skill сучасного сммника — вміння бачити і навіть передбачати тренди. Тому нотатник, який завжди під рукою, точно буде доречним: під час прогулянки, в черзі до лікаря, у громадському транспорті. Застосунок Apple — саме такий хелпер. За допомогою iCloud редагувати свої записи можна з будь-якого пристрою. 

Серед додаткових опцій — можливість сканувати та підписувати документи, а також закрити доступ до нотаток, щоб ніхто крім вас не мав змоги її переглянути.  

Етеншн: перед початком роботи переконайтеся, що на девайсі встановлена остання версія iOS. Застосунок є безкоштовним.

Asana

Додаток, що дає змогу організувати командну роботу над проєктом без використання електронної пошти. В програмі легко делегувати завдання, чітко окреслюючи дедлайни та прописуючи рекомендації до кожного ТЗ. Є опція автоматизації повторюваних завдань та звітів, щоб не витрачати час на однотипну роботу. Також можна контактувати з членами команди через відеоповідомлення. 

Важливо, що кожен учасник команди, долучений до проєкту в Asana, бачить, як розвивається процес, які етапи вже закриті і де потрібне доопрацювання. Після виконання конкретної таски в програмі з’являються казкові анімовані фігурки тварин, як похвала і мотивація. 

Застосунок є безкоштовним для невеликих команд — до 15 осіб. Наступні рівні мають ціну від 10 доларів, залежно від наповнення pro-версії.

Notion  

Багатофункціональна платформа, що дає змогу організовувати як персональну, так і корпоративну роботу над одним проєктом чи одночасно кількома. В застосунку легко сортувати інформацію в базах даних, використовувати зручні в’юшки їх відображення та розподіляти між виконавцями. Тут можна створювати документи зі зображеннями та графіками, публікувати у веб і працювати з необмеженою кількістю сторінок та кастомних блоків навіть у безкоштовній версії. Робота з дошкою Kanban, понад 50 шаблонів таблиць та нотатників, зручний обмін повідомленням та редагування тасок безпосередньо у застосунку — Notion є ефективним для організації часу в digital marketing.  

Залиште свій email на головній сторінці The Instapreneurs, і отримуйте щомісяця новий контент-план в Notion від нашої команди.

Trello

Ще один застосунок для продуктивної командної роботи. Додаток пропонує планування на дошці Kanban з можливістю змінювати актуальність завдань та доводити їх до рівня done. Також тут є зручні картки, які можуть слугувати як нотатник або ж основа для брейнштормінгу команди. 

Серед особливостей застосунку — широкий вибір інструментів для редагування, що дають змогу розставляти акценти та робити робочий процес більш творчим і яскравим. Якщо є відтерміновані завдання — їх легко приховати, щоб не відволікатися від більш гарячих тасок. Також працюють сповіщення, щоб завжди бути в курсі оновлень у робочому процесі та не перевіряти готовність завдання вручну. 

Доступна як безкоштовна якісна версія з широким набором функцій, так і платний рівень pro з додатковими фішками та збільшеними об’ємами.

Як організувати роботу в Notion: лекція від The Instapreneurs

Мембери The Instapreneurs використовують додаток як для командної роботи, так і для особистих тасків. Ми ведемо у ньому таск-менеджер та трекери звичок, пишемо контент-плани, зберігаємо інформацію, плануємо зустрічі та бюджет тощо.

Хочете оптимізувати свою роботу та розібратись з Notion? Радимо подивитися лекцію від спікерки Уляни Кобзаревої «Як оптимізувати роботу команди в Notion». Уляна понад 4 роки організовує своє життя в цьому додатку та має офіційну сертифікацію по функціях Notion. 

На лекції ви:

1. Познайомитесь з базовим функціоналом, щоб стартувати ефективну роботу;
2. Дізнаєтесь, як підтримувати порядок та системність у Notion;
3. Навчитеся організовувати роботу та працювати з data base;
4. Відразу все спробуєте на практиці разом з Уляною.

Після лекції ви зможете поставити всі питання, що цікавлять, спікерці.

Придбати лекцію можна за 850 гривень. Або ж скористатися максимально вигідною пропозицією та оформити місячну підписку на всі навчальні матеріали The Instapreneurs за 555 грн.