Про тайм-менеджмент простими словами

У середньому працівники компаній щодня витрачають лише 2 години 48 хвилин на важливі завдання. Решта часу йде на прокрастинацію, нейтральні заняття або такі, що відривають їх від основної діяльності. Про це кажуть Gitnux у звіті Time Management Statistics 2023: Facts & Trends.

Тайм-менеджмент — це планування продуктивної роботи з розставляння пріоритетів. Це мистецтво виконувати усі справи, що потрібно, та при цьому не відчувати стресу. 

Мета тайм-менеджменту доволі проста, але критично важлива — встигати більше за менший час.

Ті, хто знають його основи, зможуть:

• підвищити свою продуктивність і, відповідно, отримувати більший прибуток;
• зменшити рівень прокрастинації;
• ефективно організувати роботу команди фахівців;
• заслужити репутацію відповідального виконавця серед важливих замовників;
• досягти балансу між роботою та особистим життям;
• знизити рівень втоми та стресу.

Техніки тайм-менеджменту, що працюють — добірка від Instapreneurs

Більшість успішних та впливових людей, від бізнесменів до селебриті, дбають про керування часом так, щоб використовувати його з користю. Алгоритмів розподілу часу дуже багато, тож, знайти той, який підходить саме вам, нескладно.

Для цього можна юзати блог To-do list. Там ви знайдете тест, що допомагає обрати техніку керування часу, яка підійде вам за професією, навантаженням та вподобанням. Нижче розглянемо суть найвідоміших та найбільш ефективних методик керування часом. Let's go!

Метод «помідора»

У дослідженні, опублікованому в журналі Cognition, про природу людської уваги виявили, що невеликі перерви під час монотонної та довготривалої роботи допомагають підвищити ефективність. Така ж ідея закладена й у методі тайм-менеджменту Pomodoro — «pomodori» з італійської перекладається як «томат, помідор».

Його засновник впевнений, що він допомагає фокусуватися на одній задачі, не відриваючись на інші тригери, як от нотифікейшни, новини, соцмережі. А короткі перерви здатні перезавантажити мозок та покращити увагу.

Суть техніки проста та складається з таких кроків:

1. Складіть список справ на початку дня. Випишіть абсолютно всі задачі, навіть ті, що передбачають листування, відповіді колегам тощо.
2. Відсортуйте їх за пріоритетністю від найважливіших до менш важливих.
3. Спробуйте розділити їх на конкретні відрізки часу. У класичній техніці Pomodoro — це 25 хвилин. Один відрізок часу — один томат.
4. Оберіть завдання та поставте таймер на 25 хвилин. Ворк хард допоки таймер не сповістить про закінчення часу.
5. Зробіть перерву 5 хвилин та вмикайте новий таймер на 25 хвилин. Повторіть так 4 рази.
6. Після 4 «томатів», тобто 25-хвилинних відрізків часу, зробіть довгу перерву — 15 або 30 хвилин.

Timeblocking

Ще одним методом планування часу є тайм-блокінг — помічник власника Twitter та СЕО Tesla, Ілона Маска. За даними Timewatch, блокування часу є найпоширенішою системою тайм-менеджменту (5 %). Далі йде метод швидкого планування (3 %) і матриця Ейзенхауера (2 %).

Спробуйте запровадити в життя цю методику timeblocking наступним чином:

1. Визначте, у який період часу ви найбільш активні та продуктивні. Хтось краще виконує роботу зрання, а комусь набагато легше «вмикатися» після обіду.
2. Випишіть свої задачі на тиждень. Сюди входить усе: зустрічі, зідзвони, відповіді на імейли, конкретні задачі за проєктами.
3. Заблокуйте свій час. Виділіть конкретні години на сфокусовану роботу. Так ви зможете не відриватися, що зробить вашу працю ефективнішою та швидшою.
4. Групуйте однакові завдання. Наприклад, якщо у вас заплановані командні мітинги з різними людьми — зробіть це в один день. У календарі ви можете заблокувати свій час на мітинги й точно будете знати, чого очікувати протягом дня.
5. Залишайте час на непередбачувані ситуації. Якщо ви часто отримуєте asap-задачі (наприклад, у дизайнера це може бути правки за проєктом) — залишайте на це слот у календарі. Тоді ви будете впевнені, що у вас є час як на основну роботу, так і на незаплановані дії.
6. Блокуйте особистий час. Деякі спеціалісти відчувають напругу, коли їхній день розписаний по хвилинах для робочих завдань. Якщо це про вас — плануйте відпочинок. Так ви зможете відновитися, поповнити енергію та зняти стрес через щільний графік.

Автофокус

Ця техніка метчиться із творчими людьми, які звикли працювати за покликом серця. Складіть список справ на день у довільному порядку. Уважно його перечитайте і починайте роботу з того пункту, на якому автоматично затримався погляд.

Якщо впоралися, викреслюйте та переходьте до наступного завдання, обраного так само інтуїтивно. Якщо ні — переносьте в кінець списку і повертайтеся до нього згодом, коли відчуєте, що the time has come.

Матриця Ейзенхауера

Ключовим моментом керування часом є чітке відокремлення термінових та важливих завдань від тих, що можуть почекати. Good example — пріоритетна матриця або матриця Ейзенхауера. Вона допомагає визначити пріоритетність та важливість задач, сфокусуватися на головних діях та уникнути марнотратства часу.

В основі матриці Ейзенхауера лежить розподілення задач на 4 категорії:

1. Важливі та термінові — ті, виконуємо якнайперше. Пріоритет А. Задачі із цієї категорії потребують негайної уваги та мають найвищий пріоритет.Виконання цих завдань допомагає досягти ваших цілей та місії.
2. Важливі та не термінові — ті, що треба планувати заздалегідь. Пріоритет В. Ці задачі важливі, проте не вимагають негайної уваги. Сюди можна віднести стратегічне планування, розвиток навичок та довгострокові проєкти.
3. Термінові та неважливі — ті, що можна делегувати. Пріоритет С. Це задачі, які потрібно зробити зараз, але це можете робити не тільки ви. Їх треба вчитися делегувати.
4. Не термінові та не важливі — ті, про які можна забути. Пріоритет D. Сюди можна віднести всі задачі, які викликають прокрастинацію під час роботи, або задачі, які нав’язують нам інші. Переформатуйте задачу, автоматизуйте, делегуйте її або забудьте про неї та не робіть.

Zero Inbox

А цей метод підійде тим, хто працює з документами або електронною поштою. Його суть полягає в тому, що реальна або умовна папка «Вхідні» повинна завжди бути порожньою, аби справи не накопичувалися.

Розподіляйте отримані листи або папери за принципом: вирішити негайно — відкласти — передати комусь — видалити. Якщо ви звикли мислити глобально, крім щоденних технік використовуйте ще й піраміду Франкліна. Ця шестиступенева система постановки цілей допоможе підтримувати високий рівень мотивації throughout life.

Принцип «1–3–5»

Техніка дещо схожа на метод «‎з'їсти жабу». З початку дня зробіть якесь велике завдання, потім три нескладних, а потім ще п’ять найпростіших. Згадуємо про матрицю пріоритетів та шукаємо ієрархію задач там. Комбінувати цей принцип можна з методом «трьох справ». Якщо на роботі завал, виділіть лише три надважливі завдання та відкладіть усі інші, щоб не витрачати час.

Як ефективно розподілити свій час SMM-спеціалісту

Багатозадачність та зміна діяльності коштують 6 годин продуктивності щотижня. Про це кажуть у дослідженні про вплив багатозадачності на особисту продуктивність. Як сммнику ефективно розподілити робочий час та досягати кар'єрних цілей без стресу та тривог?

Розглянемо приклад розкладу дня SMM-спеціаліста:

1. Визначте, скільки годин на день ви працюєте. Але зробіть це чесно. Тільки для себе, не для керівника чи проджект-менеджера. Можливо, конкретно на роботу ви витрачаєте 4 або 5 годин з 10-годинного робочого дня. Дзвінки сюди не входять.
2. Випишіть всі задачі, які потрібно зробити. Виписуйте абсолютно все, навіть листування з клієнтами, уточнення деталей по ТЗ, пошук плагінів для Figma тощо. 
3. Біля кожної задачі пропишіть, скільки приблизно часу вона займає. Наприклад: відповісти на повідомлення клієнтів (30 хвилин), зібрати статистику та написати щомісячний звіт (1 година), написати контент-план на місяць для Instagram (3 години), створити ТЗ дизайнеру на дописи та сториз (1,5 години). Здається, лише 4 таски, а займають вони цілих 6 годин! 
4. Починайте роботу з виконання найважчих справ (пам’ятаємо про жабу).
5. Закладайте в план час на форс-мажор, коли клієнту треба зробити щось «на вчора», і на акаунтинг.
6. Наприкінці кожного дня приділяйте п'ять хвилин коригуванню плану на наступну добу. Зранку ж — на розподіл завдань по терміновості.

Must done: щорічна відпустка для повного перезавантаження. Сидіти на пляжі або в горах з ноутом категорично заборонено.

Чи реально працювати менше, а встигати більше

Якщо хочете дізнатися про інструменти для ефективного керування часом, дивіться лекцію «‎Тайм-менеджмент, який працює» від спікерки The Instapreneurs Вероніки Сенькіної. На лекції ви дізнаєтесь:

• чому ви можете щось не встигати;
• як зберегти баланс робочого та особистого життя;
• як правильно визначати пріоритетність задач;
• які техніки планування дійсно працюють.

Переходьте за посиланням та отримайте доступ до всіх лекцій платформи усього за 555 грн на місяць. Тут тільки no-bullshit контент, актуальний для сучасного ринку.